A melhor planilha de gastos mensais grátis é a que casa com o seu problema, não a mais completa. Gastos mensais serve para quem quer ver para onde vai o salário por categoria; gastos diários, para quem vaza em compra pequena; fluxo de caixa pessoal, para quem tem renda que varia; 50-30-20, para quem quer um teto por bloco. As quatro são gratuitas, em Excel e Google Sheets, e a diferença está no que cada uma faz você enxergar.
Em resumo
- Uma planilha de gastos boa tem três coisas: uma aba só de lançamentos para o ano inteiro, categoria em lista suspensa e um resumo que divide o gasto pela renda.
- Mensal = categoria × 12 meses. Diária = teto por dia. Fluxo de caixa = previsto × realizado. 50-30-20 = teto por bloco.
- Renda variável começa pelo fluxo de caixa; salário fixo, pela planilha de gastos mensais.
- Habitação, transporte e alimentação levam 72,2% da despesa de consumo da família brasileira (IBGE, POF 2017-2018): é essa a régua para ler as suas categorias.
- NÃO use duas planilhas para o mesmo gasto: lançamento duplo é o caminho mais curto para abandonar as duas.
Se você já largou duas ou três planilhas antes do segundo mês, o problema quase nunca foi disciplina: foi escolher um modelo que respondia a uma pergunta que você não tinha. O passo anterior, mapear renda e gastos, está no guia como organizar suas finanças em 2026; a escolha entre planilha ou aplicativo vem depois do modelo; e os gastos invisíveis que drenam o mês são o que a planilha diária foi feita para pegar.
Qual planilha de gastos é a melhor para o seu caso?
A melhor planilha de gastos depende de uma pergunta: o que você não consegue enxergar hoje? Se é para onde vai o salário, a planilha de gastos mensais. Se é o dinheiro que some em compras pequenas, a planilha de gastos diários. Se é saber se o ano fecha no azul com renda irregular, o fluxo de caixa pessoal. Se é quanto dá para gastar sem comprometer o que guarda, a 50-30-20.
| Planilha | O que mostra | Para quem | Sinal de que é a sua |
|---|---|---|---|
| Gastos mensais | 8 categorias × 12 meses, % da renda gasto, saldo acumulado | Salário fixo; lança 1 vez por semana | "Não sei para onde vai o salário" |
| Gastos diários | Total do dia contra um teto (padrão R$ 80), 53 semanas | Muitas compras pequenas; lança na hora | "Ganho bem e o dinheiro some" |
| Fluxo de caixa pessoal | Previsto × realizado por mês, saldo acumulado | Autônomo, PJ, comissão; fecha 1 vez por mês | "Tem mês que sobra e mês que falta" |
| Orçamento 50-30-20 | Teto, gasto e sobra de cada bloco no mês | Um salário; quer regra, não histórico | "Quero saber quanto posso gastar" |
Base: abas e campos das quatro planilhas gratuitas do Patrimo, versão de 22/09/2026. Cálculos educacionais.
O que uma boa planilha de gastos mensais precisa ter?
Uma boa planilha de gastos mensais precisa de cinco coisas: uma única aba de lançamentos para o ano inteiro, categoria escolhida em lista suspensa, a renda líquida de cada mês em linha própria, o gasto expresso em percentual da renda e um saldo acumulado que carrega o resultado de um mês para o seguinte. Sem a linha de renda, a planilha vira lista de compras.
- Uma aba de lançamentos para o ano. Aba por mês impede comparar janeiro com março; mês e ano saem da data.
- Categoria em lista suspensa. "Mercado", "mercado" e "Mercado " são três categorias para a fórmula.
- Linha de renda líquida. O que cai na conta depois de INSS e IR; quem só sabe o bruto usa a calculadora de salário líquido.
- Gasto em percentual da renda. R$ 3.900 não dizem nada sozinhos; 93% da renda diz tudo.
- Saldo acumulado. O mês no vermelho não desaparece: consome o que sobrou antes ou vira dívida.
Exemplo prático
Renda líquida de setembro: R$ 4.200. Lançamentos do mês, somados pelo Resumo: moradia R$ 1.700, alimentação R$ 900, transporte R$ 520, lazer R$ 380, dívidas R$ 300, saúde R$ 280, outros R$ 180, educação R$ 150. Total: R$ 4.410.
Percentual da renda gasto: 4.410 ÷ 4.200 = 105%. A célula fica vermelha. Saldo do mês: 4.200 − 4.410 = −R$ 210. Se agosto tinha fechado com R$ 350 acumulados, setembro deixa R$ 140. Mais dois meses assim e o acumulado vira negativo.
Planilha de gastos mensais: para quem quer ver o ano por categoria
A planilha de gastos mensais cruza 8 categorias (moradia, alimentação, transporte, saúde, educação, lazer, dívidas e outros) com os 12 meses e mostra, para cada mês, o total, o percentual da renda, o saldo e o acumulado, com gráfico de renda contra gastos. É a planilha de quem tem salário fixo e quer descobrir qual categoria cresce ao longo do ano. Quem precisa de limite por dia vai se frustrar: ela só fecha a conta no fim do mês.
Planilha de gastos diários: para quem vaza em compra pequena
A planilha de gastos diários compara o total de cada dia com um teto que você define (o padrão é R$ 80) e marca em vermelho o dia que passou. Cada lançamento leva data, categoria, valor e forma de pagamento (dinheiro, Pix, débito, crédito ou vale-alimentação); o Resumo traz a média por dia, os dias acima do teto e o gasto das 53 semanas.
A conta do teto: renda líquida, menos contas fixas, menos o que vai guardar, dividido por 30. Com os R$ 4.200 do exemplo, R$ 2.100 de fixas e R$ 300 guardados, sobram R$ 1.800, ou R$ 60 por dia. A unidade de julgamento é a semana, e o gasto no cartão conta no dia da compra.
Fluxo de caixa pessoal: para quem tem renda que varia
O fluxo de caixa pessoal tem duas abas com as mesmas linhas (salário, freelance, aluguel, mercado, cerca de 40 itens) nos 12 meses: Previsto, o que você espera, e Realizado, o que aconteceu. O Resumo mostra a diferença de cada mês e o saldo acumulado a partir do que havia em conta em 1º de janeiro.
É a única das quatro que responde "em qual mês o caixa aperta". A regra para renda variável: preveja a entrada pela média dos meses mais fracos, e trate o que entrar acima do previsto como reforço da reserva.
50-30-20: para quem quer teto, não histórico
A planilha 50-30-20 individual divide a renda líquida de um salário em três tetos: 50% para necessidades, 30% para desejos e 20% para metas (reserva, investimentos, quitação de dívidas). Você lança o gasto com a categoria e o bloco é preenchido sozinho, a partir de 16 categorias na aba Listas; o termômetro mostra teto, gasto, sobra e situação de cada bloco.
Com os R$ 4.200 do exemplo, os tetos são R$ 2.100, R$ 1.260 e R$ 840. Os percentuais são editáveis (60-25-15 onde o aluguel pesa mais), desde que metas não vá a zero.
Como comparar as suas categorias com a média brasileira?
A régua é a POF 2017-2018 do IBGE, divulgada em 4 de outubro de 2019: habitação (36,6%), transporte (18,1%) e alimentação (17,5%) somam 72,2% da despesa de consumo média da família brasileira, que era de R$ 3.764,51 por mês na época da pesquisa. A comparação certa é o percentual do seu gasto total, não da renda, porque é assim que o IBGE mede.
| Categoria | Média POF 2017-2018 (% da despesa de consumo) | No exemplo de R$ 4.410 | Leitura |
|---|---|---|---|
| Habitação (moradia) | 36,6% | R$ 1.700 = 38,5% | Na média; acima de 40% do gasto, sobra pouco para o resto |
| Transporte | 18,1% | R$ 520 = 11,8% | Abaixo; sem carro próprio o peso costuma cair |
| Alimentação | 17,5% | R$ 900 = 20,4% | Acima; separar Mercado de Delivery mostra onde |
| As três juntas | 72,2% | R$ 3.120 = 70,7% | Estrutura parecida com a da média nacional |
| Demais despesas (saúde, educação, lazer, vestuário, outros) | 27,8% | R$ 1.290 = 29,3% | É aqui que o corte é possível no curto prazo |
Base: IBGE, POF 2017-2018 (release de 04/10/2019), despesa de consumo média mensal familiar de R$ 3.764,51 em valores da pesquisa; "demais despesas" = 100% menos 72,2%; exemplo com os lançamentos de setembro descritos acima. Cálculos educacionais.
A média é régua, não meta: as famílias com renda até R$ 1.908 gastavam 61,2% só com alimentação e habitação, e as com mais de R$ 23.850, 30,2% (IBGE, 2019). O que a tabela entrega é a pergunta que a planilha sozinha não faz: alimentação a 20,4% do gasto pede a categoria dividida em Mercado e Delivery, e aí o corte tem nome.
Minha leitura
O erro que mais vejo é a pessoa montar uma aba por mês. Em março ela já não consegue comparar janeiro com fevereiro, o resumo não existe e a planilha vira um arquivo que ninguém abre. Uma aba de lançamentos para o ano inteiro resolve; o resumo faz o resto.
O segundo erro é escolher a planilha pelo que ela tem, não pelo que falta enxergar. Já vi quem tem renda variável insistir na de gastos mensais por dois anos sem entender por que janeiro aperta: a resposta estava na aba Previsto do fluxo de caixa.
Adriano Freire · ANCORD nº 50352 · conteúdo educacional, não recomendação.
Por que a planilha de gastos é abandonada (e como evitar)?
A planilha de gastos é abandonada por quatro causas que se repetem: uma aba por mês, categorias demais, lançamento só no fim do mês e resumo sem linha de renda. Nenhuma é falta de disciplina; todas são erro de montagem.
Erro 1: uma aba por mês
Copiar a aba de janeiro para fevereiro e março impede qualquer fórmula de enxergar o ano. O certo: uma aba de lançamentos com coluna de data.
Erro 2: mais de 12 categorias
"Padaria", "Farmácia", "Uber" e "Ônibus" como categorias fazem cada lançamento exigir uma decisão, e a pessoa para de lançar. O certo: 8 para começar, 12 no máximo.
Erro 3: lançar só no fim do mês
Reconstruir o mês pelo extrato no dia 30 faz as compras pequenas sumirem, justamente as que a planilha deveria pegar. O certo: 10 minutos por semana; na hora, pelo celular, na de gastos diários.
Erro 4: esquecer a linha de renda
O Resumo soma tudo, mas ninguém informa quanto entrou: você sabe que gastou R$ 4.410 e não sabe se o mês fechou no azul. O certo: a renda líquida de cada mês em linha própria.
Quando a planilha basta e quando o app faz mais sentido?
A planilha basta para quem lança uma vez por semana, tem uma conta e paga as contas fixas em débito automático. O aplicativo faz mais sentido quando entram cartão de crédito com fatura, vencimentos em datas diferentes e mais de uma conta: aí o problema deixa de ser "entender a categoria" e passa a ser "lembrar de lançar". Planilha primeiro, app depois.
O Patrimo trabalha com registro manual e importação por arquivo: você lança o gasto em segundos pelo celular, ou exporta a aba de lançamentos da planilha em CSV (Data, Descrição, Valor, com a despesa em negativo) e importa em Transações, Importar extrato. Você confirma a categoria de cada linha; o app avisa antes do vencimento de cada conta e projeta o saldo do fim do mês. Não pede senha de banco nem se conecta à sua conta.
Passo a passo: da planilha para o controle que se mantém
Passo 1: escolha uma planilha pela tabela, não pela mais completa
Salário fixo: gastos mensais. Compra pequena que some: gastos diários. Renda que varia: fluxo de caixa. Quer regra de teto: 50-30-20. Uma só por 30 dias.
Passo 2: comece com 8 categorias
Moradia, alimentação, transporte, saúde, educação, lazer, dívidas e outros. Não passe de 12 no primeiro mês.
Passo 3: informe a renda líquida antes do primeiro lançamento
O que cai na conta, não o bruto. A calculadora de salário líquido resolve para quem é CLT; autônomo usa a média dos meses fracos.
Passo 4: lance uma vez por semana por 30 dias e leia pelo percentual
Dez minutos, sempre no mesmo dia. No fim do mês, compare o percentual da renda gasto e a tabela da POF.
Passo 5: se cansar de digitar, exporte o CSV e importe no app
Três colunas (Data, Descrição, Valor) bastam, com a despesa em valor negativo. O histórico da planilha vira o ponto de partida no Patrimo, e os vencimentos passam a ter aviso.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre planilha de gastos e planilha de orçamento?
A planilha de gastos registra o que já aconteceu: cada despesa com data, categoria e valor, somada por mês. A planilha de orçamento define o teto antes de gastar, como a 50-30-20, que reserva 50% da renda líquida para necessidades, 30% para desejos e 20% para metas. A de gastos mensais é histórico; a 50-30-20 é orçamento; a de fluxo de caixa pessoal junta as duas, porque a aba Previsto é o orçamento e a aba Realizado é o gasto.
Planilha de gastos mensais ou de fluxo de caixa: qual usar com renda variável?
Fluxo de caixa. Quem é autônomo, PJ ou comissionado não sabe quanto entra, e a planilha de gastos mensais parte de uma renda conhecida. No fluxo de caixa você prevê a entrada pela média dos meses mais fracos do ano anterior, lança o realizado no fim de cada mês e trata o que vier acima do previsto como reforço da reserva. O saldo acumulado mostra em qual mês o caixa aperta, o que a visão mensal por categoria não revela.
Quantas categorias uma planilha de gastos deve ter?
Entre 8 e 12. Com menos de 8 o problema se esconde em Outros; com mais de 12 o lançamento vira burocracia e a pessoa para de digitar. A planilha 50-30-20 usa 16 porque cada categoria precisa apontar um bloco (necessidade, desejo ou meta). A regra prática para desdobrar: quando uma categoria passa de 25% do gasto total, divida em duas. Alimentação vira Mercado e Delivery, e o problema aparece.
Como saber se minhas categorias estão fora da média brasileira?
Compare o percentual do seu gasto total, não da renda, com a POF 2017-2018 do IBGE: habitação 36,6%, transporte 18,1% e alimentação 17,5%, que somam 72,2% da despesa de consumo média da família brasileira (release de 04/10/2019). Se moradia passa de 40% do seu gasto, sobra pouco para todo o resto; se alimentação passa de 25%, o desvio costuma estar em comida fora de casa. A média é régua de leitura, não meta: famílias de renda menor gastam proporcionalmente mais com comida e moradia.
Dá para migrar a planilha de gastos para um aplicativo sem redigitar tudo?
Sim, por CSV. Exporte a aba de lançamentos com três colunas (Data, Descrição, Valor), com as despesas em valor negativo, porque o app separa entrada de saída pelo sinal. No Patrimo o caminho é Transações, Importar extrato: cada linha vira uma transação, você confirma a categoria e o histórico da planilha continua no app. O Patrimo trabalha com registro manual e importação por arquivo; não pede senha de banco nem se conecta à sua conta.
📚 Fontes
Escrito por Patrimo
O Patrimo é um app brasileiro de controle financeiro. Escrevemos os guias que gostaríamos de ter lido no começo: com a conta feita na sua frente, exemplos em reais e números que vêm do Banco Central, da B3 e da Receita Federal — nunca de achismo nem de promessa de rentabilidade. Conteúdo educacional; não é recomendação de investimento.
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